Datenschutzerklärung
Stand 07.05.2026, Version 1.0. Ergänzt um den Abschnitt „Hera, unsere KI-Assistentin” (Demo-Entwurf, anwaltliche Prüfung offen).
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: Smartmax Holding GmbH, Anschrift siehe Impressum. Datenschutzanfragen: datenschutz@kihero.de
2. Welche Daten erheben wir?
2.1 Automatisch beim Besuch
- Server-Logs (IP-Adresse, User-Agent, Referrer, Zeitstempel). Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Aufbewahrung 14 Tage.
- Essential Cookies (immer aktiv): Session-ID, Consent-Preference, CSRF-Token.
2.2 Bei Registrierung und Buchung
- Stammdaten (Name, E-Mail, ggf. Telefonnummer). Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
- Buchungs- und Zahlungsdaten. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB und § 147 AO.
- Coaching-Inhalte (Notizen, Dokumente, Chat-Verläufe). Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Mandantentrennung über Tenant-Isolation und Row-Level-Security.
2.3 Optional (nur mit Einwilligung)
- Functional: Spracheinstellung, Theme.
- Analytics: anonymisiertes Besucher-Tracking.
- Marketing: UTM-Attribution.
- KI-Assistentin Hera (ElevenLabs): siehe Abschnitt Hera.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Basis der DSGVO, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertragserfüllung), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse, etwa IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr).
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten werden an sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter übermittelt (z. B. Hosting-Provider, Zahlungsdienstleister, E-Mail-Versand). Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übersicht der Subprozessoren stellen wir unter /subprozessoren bereit.
5. Drittlandtransfers
Sofern Daten in Drittländer übermittelt werden, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln) bzw. Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO.
6. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorsehen (insbesondere § 257 HGB, § 147 AO).
7. Deine Rechte
Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO; zuständig: Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz).
8. Cookie-Consent und Cookie-Einstellungen
Beim ersten Besuch erscheint ein Consent-Banner mit den Stufen Essential, Functional, Analytics und Marketing sowie der Kategorie KI-Assistentin Hera. Deine Auswahl wird gespeichert und dokumentiert. Du kannst sie jederzeit widerrufen. DSGVO-Anfragen (Auskunft, Berichtigung, Löschung) stellst du über das Anfrage-Formular auf kihero.de.
9. Sicherheit der Verarbeitung
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, insbesondere Transport-Verschlüsselung (TLS 1.2+), Zugriffskontrollen, Mandantentrennung über Tenant-Isolation mit Row-Level-Security und regelmäßige Backups.
10. Änderungen dieser Erklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Verarbeitungen anzupassen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt deines Besuchs auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Hera, unsere KI-Assistentin
Was Hera ist und wofür wir sie einsetzen
Hera ist der Sprach- und Textassistent von KI Hero. Du erreichst Hera über das Widget auf dieser Seite und über unsere Telefonnummer +49 30 21927500. Hera nimmt deine Aufgabe auf, beantwortet Fragen zu KI Hero, gibt Auskunft zum Stand deiner Anfrage, hilft bei der Terminwahl und organisiert auf Wunsch einen Rückruf durch einen Menschen. Hera ist eine künstliche Intelligenz, das sagen wir dir zu Beginn jedes Gesprächs. Hera trifft keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für dich: Die Einordnung deiner Aufgabe ist eine Empfehlung, die Session führt immer ein menschlicher Coach, und das Ergebnis bestätigst du selbst.
Welche Daten verarbeitet werden
Deine Kontaktdaten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer), der Inhalt deines Gesprächs (Sprache oder Text) und die Beschreibung deiner Aufgabe, sowie technische Angaben (Zeitpunkt, Kanal, Gesprächskennung). Hera fragt keine Zahlungsdaten ab und du solltest keine Gesundheits- oder Finanzdaten anderer Personen nennen. Erkennt Hera solche Daten, bricht sie die Aufnahme ab und bietet dir einen Rückruf an.
Bei Anrufen verwenden wir die Rufnummer, von der du anrufst, nicht für spätere Kontaktaufnahme. Eine Telefonnummer speichern wir nur, wenn du sie uns ausdrücklich für einen Rückruf nennst.
Welche KI-Systeme wir einsetzen, von wem, und wo verarbeitet wird
| System | Anbieter | Aufgabe | Verarbeitungsort |
|---|---|---|---|
| ElevenLabs Agents (Spracherkennung, Sprachausgabe, Gesprächsführung, Wissensabruf) | ElevenLabs Inc., USA | Hera hört, spricht und führt das Gespräch | USA |
| Claude (Sprachmodell) | Anthropic PBC, USA, bereitgestellt über ElevenLabs | Hera formuliert Antworten und erfasst deine Aufgabe | USA |
| Gemini (Sprachmodell, Ausweichsystem) | Google LLC, USA, bereitgestellt über ElevenLabs | greift ein, wenn das erste Modell nicht verfügbar ist | USA |
| Twilio (Telefonie) | Twilio Inc., USA, mit Vertragsentität für EU-Kunden | vermittelt deinen Anruf an Hera | EU-Routing eingestellt; Vertragsdaten in den USA möglich |
| Hera-Orchestrator (Steuerung, Schutzfilter) | Smartmax Holding GmbH, betrieben durch [Bernd Best Consulting] auf Railway | prüft und leitet Gesprächsdaten an KI Hero weiter, entfernt personenbezogene Angaben vor Auswertungen | EU (Hosting-Region), Anbieter Railway Corp., USA |
| Claude Haiku (Sprachmodell für Lösungsvorschläge, Demo) | Anthropic PBC, USA | erstellt den Lösungsweg für deinen Coach | USA (Demo); Produktion: Amazon Bedrock, Region Frankfurt |
| KI Hero Plattform (Datenbank, Portale) | Smartmax Holding GmbH, Hosting Supabase (EU-Region), Railway, Clerk (Anmeldung) | speichert deine Anfrage, deinen Case und deine Punkte | EU, teils USA (Anmeldedienst) |
Die vollständige und jeweils aktuelle Liste unserer Auftragsverarbeiter findest du unter /subprozessoren.
Die Accounts bei ElevenLabs und Twilio werden von unserem Konzernunternehmen ecomex GmbH & Co. KG geführt, das für uns als Auftragsverarbeiterin tätig ist. Verantwortlich für deine Daten bleibt die Smartmax Holding GmbH.
Rechtsgrundlagen
- Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für die Verarbeitung deines Gesprächs mit Hera, einschließlich Sprachaufnahme während des Gesprächs und Übermittlung an die genannten Anbieter. Du gibst sie beim Start des Widgets oder zu Beginn des Telefonats. Du kannst sie jederzeit widerrufen, dann nutzt du KI Hero ohne Hera über [E-Mail] und [Formular].
- Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für die Aufnahme und Bearbeitung deiner Aufgabe.
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Sicherheit, Missbrauchsschutz und Fehleranalyse.
Übermittlung in die USA
Einige der genannten Anbieter verarbeiten Daten in den USA. Die Übermittlung stützen wir auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter dort zertifiziert ist, und im Übrigen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit ergänzenden Maßnahmen. Bei ElevenLabs haben wir eingestellt, dass Gesprächsaufzeichnungen und Abschriften nach dem Gespräch nicht gespeichert werden und personenbezogene Angaben im Gesprächsverlauf automatisch entfernt werden.
Speicherdauer
Bei ElevenLabs werden nach dem Gespräch keine Aufzeichnungen und Abschriften gespeichert. Die Zusammenfassung deiner Aufgabe speichern wir auf der KI Hero Plattform, solange dein Case läuft, danach nach den Fristen in [Abschnitt Speicherdauer]. Rückrufwünsche löschen wir nach Erledigung.
Deine Rechte
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf deiner Einwilligung nach Art. 15 bis 21 DSGVO sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Anfragen an [Datenschutzkontakt] oder über [kihero.de/datenanfrage].
Transparenz nach der KI-Verordnung
Hera ist als KI-System gekennzeichnet (Art. 50 KI-Verordnung). Die Coaching-Sessions bei KI Hero können als dokumentierter Kompetenznachweis im Sinne von Art. 4 KI-VO dienen; eine rechtliche Bewertung deiner eigenen Pflichten nehmen wir damit nicht vor.
Wenn du das nicht möchtest
Du kannst KI Hero auch ohne Hera nutzen: Aufgaben über das Formular Bedarfsermittlung, Fragen per [E-Mail], Rückruf über [Rückruf-Formular]. Und falls dir die Verarbeitung durch unsere KI-Partner grundsätzlich nicht zusagt, verstehen wir das gut. Dann ist KI Hero vielleicht nicht der richtige Ort für dich, und wir wünschen dir alles Gute mit deiner Aufgabe.